L'organisation dans le télétravail

Télétravail, comment s’organiser ?

Peu importe votre poste ou le niveau de responsabilité que vous occupez au sein de votre entreprise, il est probable que vous soyez obligé de travailler à distance, tout comme une grande partie des Français. De plus, que vous soyez seul à la maison ou non, que vous soyez habitué à ce type de situation ou non, le télétravail exige de la rigueur, de la motivation et de l'organisation personnelle.

De plus, il est possible que deux pièges se présentent à domicile pour le nouveau télétravailleur :

D'une part, la surcharge de travail ou l'engagement excessif du collaborateur dans son travail (pour compenser la culpabilité d'être chez soi, la peur de ne pas être suffisamment proactif, etc.) ;

D’autre part, l'absence de sollicitation professionnelle (absence de liens, de communications, d'échanges, objectifs faibles ou peu ambitieux) ou la sur sollicitation de la sphère personnelle au détriment de la vie et de l'efficacité professionnelle.

Le nouveau télétravailleur doit donc faire face à deux défis : trouver une organisation efficace et motivante sur le plan professionnel, et trouver une organisation satisfaisante et bénéfique sur le plan personnel : épanouissement, équilibre, résultats et motivation.

Définir un cadre de travail en télétravail

Afin de travailler de manière efficace et productive à distance, il est nécessaire de mettre en place un cadre. En effet, il est essentiel de se sentir comme au bureau, mais en meilleure qualité ! Pour cela, il est nécessaire de mettre en œuvre plusieurs habitudes.

Votre espace de travail en télétravail

Tout d'abord, votre environnement de travail. Le fait de travailler dans son lit ou sur son canapé peut être stimulant, mais vous ne ressentirez pas une véritable motivation. Il est nécessaire de structurer votre cadre de travail à distance. Effectivement, veillez à vous éloigner autant que possible des espaces de vie afin de ne pas être perturbé par des éléments extérieurs perturbateurs, bruyants ou odorants. Si vous habitez dans un espace limité et que vous n'êtes pas seul, essayez tout de même de protéger votre espace de travail pendant le télétravail en utilisant un rideau ou un paravent, afin de créer une bulle de travail et de créativité.

Le télétravail et vos horaires

Par la suite, afin d'optimiser votre emploi du temps à distance, établissez des horaires fixes afin de pouvoir concilier au mieux votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Votre organisation sera plus rigoureuse grâce à des horaires fixes. Il est donc important de planifier l'heure de début, l'heure de fin, ainsi qu'un horaire de déjeuner. Informez votre supérieur hiérarchique afin de confirmer que ces horaires sont en accord avec l'organisation du reste de l'équipe. Prenez de véritables moments de détente, tels que ceux que vous ferez au bureau, prenez un café, consultez les réseaux sociaux, lisez les actualités, en somme, faites quelque chose qui vous relaxe et qui vous convient.

Votre préparation

Après avoir établi les règles organisationnelles, vous pouvez entamer votre journée avec une attitude dynamique ! Prenez une douche et mettez vous à l'aise pour travailler. Cependant, l'avantage du télétravail réside dans la possibilité d'adopter un style beaucoup plus décontracté, mais il est important de faire un effort. De cette manière, cette préparation vous donne la possibilité de débuter officiellement votre journée et d'adopter une mentalité professionnelle.

Posez les conditions de télétravail avec votre entourage

Il est essentiel de définir des conditions et une organisation avec votre famille si vous ne vivez pas seul. Discutez de votre lieu de travail et de la manière dont vous pouvez éviter que votre entourage empiète sur votre espace. Il est important de prendre soin de ne pas envahir votre domicile et l'environnement familial avec vos dossiers, documents et équipements...

Par la suite, informez votre famille de votre organisation et de votre cadre de travail choisis précédemment. Il est important de souligner et d'expliquer que le temps de télétravail est similaire à la présence au bureau et ne constitue pas du temps libre, car il vous empêche de consacrer davantage de temps aux tâches ménagères, à l'éducation des enfants ou au jardin en travaillant à domicile. Ce n'est pas une certitude pour tous ! Il est important de discuter en amont, de négocier, de faire des compromis, et de définir des règles claires et précises avec votre famille. Chaque individu doit y trouver sa place. Grâce à un manque d'organisation, il sera certainement difficile de concilier travail à distance et vie familiale.

Il est important de prendre en compte que les enfants font du bruit et vous sollicitent, que les animaux de compagnie font des bêtises ou souhaitent jouer avec vous, et que votre famille continue de vivre et de s'épanouir pendant que vous travaillez.

En télétravail, restez en contact !

La communication revêt réellement une importance capitale. Elle offre à votre équipe la possibilité de comprendre vos tâches quotidiennes, de rassurer vos collègues et votre responsable quant à votre assiduité, ou encore de réguler votre disponibilité. Donc, pourquoi ne pas partager un document sur un cloud contenant vos plannings respectifs (que vous actualisez quotidiennement), votre liste de tâches, ou bien un message écrit le matin pour saluer votre équipe et les informer de vos projets pour aujourd’hui ? Il est crucial de maintenir ces échanges afin de maintenir une cohésion d'équipe solide.

Avoir des objectifs

Afin de rester motivé et efficace, il est essentiel d'avoir des objectifs clairs et précis ! Prenez le temps de réfléchir à vos propres objectifs et soyez proactif ! Il est indéniable que vous avez déjà identifié certains processus en place au sein de l'entreprise qui vous semblent être améliorables, ainsi que des projets que vous pourriez développer afin d'accroître les ventes, la visibilité de l'entreprise, la satisfaction des clients ou autre. N'hésitez pas à discuter avec vos collègues, car seuls nous avons du mal à avancer, mais ensemble nous pouvons aller plus loin !

Par la suite, évoquez cela avec votre responsable, exposez-lui les résultats de vos recherches et de vos analyses. Ensuite, suggérez une réunion avec les individus qui vous assisteront dans la réalisation de vos objectifs. Votre responsable sera en mesure de vous donner des informations sur la possibilité de réaliser vos objectifs, de vous soutenir, de vous fournir les outils requis, ainsi que de vous donner d'autres objectifs auxquels vous n'auriez peut-être pas pensé. Enfin, établissez ensemble un calendrier de réunions afin de discuter de votre progression. Chaque jour, tous les deux jours, une fois par semaine ? Il vous revient de déterminer le rythme approprié et adapté à tous.

Échanger

En conclusion, prenez le temps de vous accorder des moments informels avec vos collègues. Cela revêt déjà une grande importance en général, mais encore davantage pendant ces périodes de confinement. Certains sont isolés depuis le commencement, ou plutôt ne le sont pas suffisamment. Il est probable que l'expérience du confinement ne soit pas vécue de la même façon par tous. La cohésion d'équipe et la solidarité sont aujourd'hui plus que jamais nécessaires.

Fixez-vous un rythme de travail en télétravail

Quand vous travaillez à distance, il est essentiel de déterminer votre rythme de travail et d’organiser vos tâches de manière hiérarchique. Une excellente méthode pour organiser votre travail à distance est la liste des tâches à accomplir (to do list), ou encore la liste des tâches à effectuer. Il est impératif qu'elle soit rédigée afin d'être efficace. Cela vous permet de libérer votre esprit, de ne pas oublier aucune tâche et de visualiser aisément ce que vous avez accompli, ce qu'il vous reste à accomplir et vos délais.

Quel est le moment idéal pour établir votre liste des tâches à accomplir (to do list) ? Eh bien, toujours un peu. Effectivement, il est essentiel de la maintenir à jour si vous souhaitez obtenir un document véritablement fiable et pratique. Au fil du temps, ajoutez, enlevez, barrez des tâches (vous constaterez que cela peut apporter de la satisfaction).

En fin de journée, faites le bilan et planifiez les tâches du jour suivant. Ainsi, lorsque vous quitterez votre lieu de travail, vous serez léger et vous pourrez vous concentrer sur votre vie familiale. Vous pouvez utiliser un document papier ou un document informatique, mais nous vous recommandons d'utiliser un document préconçu dans votre ordinateur afin de diminuer les déchets.

Afin de classer les tâches, il est essentiel de distinguer les tâches urgentes des tâches importantes.